Logo dịch vụ Gmail của Google

Gửi email sao cho đúng ? Chuẩn và không ức chế ?

Hàng ngày, tôi phải trả lời email tới rất nhiều khách hàng, nhưng một số Email tôi sẽ trả lời ngay lập tức, còn một số email thì chỉ có rảnh không có việc gì làm thì tôi mới trả lời, tại sao vậy ?

Logo dịch vụ Gmail của Google
Logo dịch vụ Gmail của Google

Các lỗi mà các bạn nên tránh khi gửi email:

Lỗi thứ nhất: Tựa đề

Có một số bạn gửi email cho tôi mà không có tựa đề, chắc các bạn ấy bận quá nên không có thời gian điền tựa đề, nhưng các bạn nên nhớ: Tựa đề của bất kì thứ gì nó giống như cái tên của bạn vậy, không có tựa đề thì chả hiểu cái gì đang xảy ra, giống như bài viết này không có tựa đề thì đúng là hâm dở hết sức.

Tựa đề cho ta cái nhìn tổng quan về vấn đề nào đó, nó cô đọng và súc tích hơn bất kì thứ gì trong nội dung, thực tế nội dung chỉ là giải quyết cái chi tiết có trong tựa đề mà thôi !

KHi tôi nhìn thấy một cái email không có tựa đề, tôi thường bỏ qua, hoặc để sau cùng vì tôi chả biết trong đó có gì !

Lỗi thứ hai: Tựa đề không nói nên điều gì

Tại sao các bạn lại đặt một cái tựa đề email là “Giúp với” ? Điều này gần giống kiểu thiếu nghiêm túc, hoặc khinh khỉnh người đọc Email, tôi không thích chút nào, dù sao trên câu chữ bạn cũng nên thể hiện cái gì đó, nó không khó như nói chuyện trực tiếp đúng không ?

Hoặc có một số bạn gửi email cho Jam với tựa đề là “chào, cho tớ hỏi” – nếu mà hỏi thì xin mời vào comment trên blog, các bạn nên biết rằng không phải ai cũng có quá nhiều thời gian trả lời email, nhất là như tôi ngày đọc mấy chục cái email rồi nghĩ ý mà trả lời thì mấy cái email này sẽ bị ưu tiên sau cùng !

Cách làm đúng: “Tôi muốn thiết kế website” hoặc “Mua điện thoại Iphone cũ của bạn” hoặc “Thay đổi giao diện, cần bạn tư vấn”

Lỗi thứ ba: Soạn thảo vào email cũ

Một vấn đề mới, làm ơn hãy tạo một email mới, mấy bạn cứ reply tiếp vào các email cũ làm cho Jam lúng túng, thực tế có nhiều email do chưa giải quyết xong nên Jam đánh dấu là chưa đọc, đến lúc Jam quay lại thì thấy chi chít các email của người đó gửi đè vào với nội dung mới, trời đất ơi sao không tạo email mới ?

Khi gửi đè vào email cũ, các bạn vô tình đẩy người đọc vào cái thế phải nhớ luôn cả tựa đề email hâm dở mà nội dung hoàn toàn khác, support cực khó khăn do lẫn lộn !

Các bạn nên tách email, mỗi vấn đề nên tách hẳn sang email mới, như vậy cả hai người sẽ dễ có cái nhìn tổng quan mới, không liên quan tới những cái khác, phân tách được vấn đề !

Lỗi thứ bốn: Nội dung không có, hoặc vô nghĩa

Có bạn email cho Jam với nội dung: ” Bạn ơi có rảnh không giúp tớ vấn đề này nhé” hoặc “cho mình hỏi vấn đề này được không Jam ?”

Con lậy các hồn, hỏi thì hỏi mẹ nó đi, sao cứ phải gạ gẫm, nhân tiện thì tôi có thể trả lời luôn, chứ sao cứ phải hỏi rồi mới email lại ? Đâu có phải nhiều người rảnh tới mức trả lời những email kiểu như “Được rồi, câu hỏi của bạn là gì ?”

Lỗi thứ năm: Tựa đề quá dài

Thiết bị di động giờ nó là phổ thông, thường khi trên đường Jam sẽ check Email qua điện thoại, những tựa đề quá dài nó làm ẩn chữ trên thiết bị di động, nên các bạn cần phải ngắn gọn nhất có thể, từ quan trọng nên để trên đầu, như vậy người sử dụng App có thể đọc nhanh được tựa đề mà không bị ẩn đi !

Tốt nhất nên sử dụng khoảng 10 chữ, mô tả chi tiết vấn đề tại ngay tựa đề, đừng dài dòng quá khó đọc !

Chúc các bạn buổi tối vui vẻ !

TÁC GIẢ:

Tôi là Jam, thâm niên 7 năm thiết kế website và làm SEO. Hãy theo dõi blog của tôi để nhận được nhiều chia sẻ thú vị xung quanh chủ đề công nghệ.

Có 3 bình luận !

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *